Koncentracja, koncentracja, koncentracja…
“Nic nie zmusza do nauki szybciej niż ignorancja połączona z pragnieniem sukcesu.“
– Ed Catmull
W 1986 roku, po siedmiu latach prowadzenia swojego studia, Ed Catmull stanął przed wyzwaniem rozwoju Pixara. Został prezesem Pixar Animation Studios, a jego kluczowym produktem był Pixar Image Computer – urządzenie zaprojektowane do przetwarzania grafiki komputerowej na potrzeby filmów i animacji. Model biznesowy obracał się wokół oferowania innowacyjnych rozwiązań sprzętowych, co było nowym wyzwaniem dla Catmulla, ponieważ do tej pory Pixar koncentrował się głównie na produkcji animacji. Jego największy problem? Nie miał pojęcia, jak odnaleźć się w nowej roli. Aby poradzić sobie z tym wyzwaniem i zdobyć niezbędne umiejętności, zrobił to, co zrobiłaby każda rozsądna osoba w takiej sytuacji – sięgnął do książek o zarządzaniu i biznesie. Większość z nich oferowała proste rozwiązania, które tworzyły iluzję pewności siebie. Książki te były wypełnione chwytliwymi frazami, które obiecywały szybką drogę do sukcesu, takimi jak: “Nie bój się porażki”, “Prowadź podążając za innymi, a oni podążą za Tobą” czy “Koncentracja, koncentracja, koncentracja…”
Ostatnia rada jest szczególnie interesująca, ponieważ podobnie jak w 1986 roku, dziś nadal brzmi jednocześnie bardzo przekonująco i enigmatycznie. To stwierdzenie, z którym trudno się nie zgodzić, ale w praktyce niewiele się zmienia. Słyszy się je często, ludzie kiwają głowami, jakby była to niezaprzeczalna prawda, a następnie powtarzają je bez głębszej refleksji. W swojej książce Creativity, Inc., Ed Catmull opisuje, jak takie rady go frustrowały. Chociaż te slogany brzmią mądrze, nie dostarczają żadnych konkretnych wskazówek na temat tego, co faktycznie należy zrobić. Jeśli nie wiesz, na czym się skupić, tego rodzaju rady nie będą zbyt pomocne. Kwestia skupienia jest głębsza. Zamiast przytakiwać, powinniśmy zadawać stanowcze pytania: “Na czym dokładnie powinniśmy się skupić?” i “Jak możemy to skutecznie określić?”.
Dlaczego skupienie jest tak ważne?
“Zdecydowanie chcesz osiągnąć więcej, ale – o ironio! – wymaga to skutecznej eliminacji zadań, a nie ich mnożenia. Mniej znaczy więcej. Musisz zajmować się jak najmniejszą liczbą rzeczy, które będą miały największy wpływ.“
– Gary Keller
Jeśli naprawdę wiesz, co chcesz osiągnąć i masz jasną wizję pożądanych rezultatów, sformułowanie planu działania i zawężenie go do kluczowych aspektów staje się nieco łatwiejsze. Mówię nieco, ponieważ choć upraszcza to proces, nie czyni go łatwym. Jak skutecznie przekształcić cele w projekty, podzielić je na kamienie milowe, a następnie na konkretne, chronologiczne zadania, to temat na inny artykuł na temat zarządzania celami i OKR. Dziś jednak skupmy się na scenariuszu, w którym wciąż nie wiesz, od czego zacząć. Czujesz potrzebę zmian, masz mglistą wizję tego, jak wszystko powinno wyglądać, ale nie wiesz, którymi obszarami, procesami lub problemami należy zająć się w pierwszej kolejności. W takiej sytuacji konkretne narzędzia mogą pomóc w wykrystalizowaniu kluczowych aspektów. Drogi liderze, niezależnie od tego, jaką dokładnie rolę pełnisz w organizacji i jaki jest Twój poziom wpływu lub autonomii w zarządzaniu zmianą, w dzisiejszym artykule przedstawimy niezwykle skuteczne narzędzie, które pomoże Ci uzyskać jasność co do obszarów, na których należy się skupić. Jest ono neutralne strukturalnie, co oznacza, że może być stosowane niezależnie od zajmowanego stanowiska w organizacji, niezależnie od tego, czy jesteś dyrektorem zarządzającym, kierownikiem działu czy zespołu. Bez względu na poziom w strukturze, nadal można skutecznie zidentyfikować kluczowe obszary, na których warto się skupić.
Matryca SWOT – narzędzie do definiowania koncentracji
#SWOT to jedno z najprostszych, ale bardzo skutecznych narzędzi strategicznych. Może być stosowane na poziomie organizacyjnym, zespołowym, a nawet indywidualnym. Składa się z czterech elementów: mocnych i słabych stron, szans i zagrożeń. Ramy te pozwalają na szybkie zrozumienie czynników wewnętrznych i zewnętrznych, umożliwiając identyfikację i wybór obszarów koncentracji na nadchodzący okres. Matryca podzielona jest na dwie sekcje: lewa strona obejmuje pozytywne czynniki, podczas gdy prawa strona zajmuje się negatywnymi aspektami. Dodatkowo, górna część matrycy koncentruje się na czynnikach wewnętrznych, nad którymi mamy bezpośrednią kontrolę, podczas gdy dolna część odnosi się do czynników zewnętrznych, które mają na nas wpływ, ale nie są od nas w pełni zależne.
Skuteczne wykorzystanie analizy SWOT obejmuje dwa etapy. Pierwszym z nich jest oparta na faktach sesja burzy mózgów z udziałem kluczowych interesariuszy, kładąca nacisk na otwartość, obiektywizm i unikanie zniekształcania rzeczywistości. Celem jest określenie faktycznego stanu rzeczy jako podstawy do dalszych działań. Drugim etapem jest wdrożenie tych działań. Zidentyfikowane elementy muszą być dalej analizowane, aby określić, jak wykorzystać mocne strony, zminimalizować słabości, wykorzystać szanse i zarządzać zagrożeniami.
Mocne strony:
Które z naszych mocnych stron powinniśmy wykorzystać, aby uzyskać przewagę konkurencyjną lub poradzić sobie w nadchodzącym trudnym okresie? Które z tych elementów są krytyczne i powinny służyć jako podstawa naszej strategii rozwoju? Innymi słowy – w czym jesteśmy dobrzy? Wykorzystajmy to na naszą korzyść!
Słabe strony:
Które z naszych słabych stron mają na tyle znaczący negatywny wpływ na naszą działalność, że należy się nimi zająć? Oczywiście można by pomyśleć, że wszystkie słabości powinny zostać wyeliminowane w celu poprawy wydajności i efektywności organizacyjnej. To jednak prowadzi nas z powrotem do podstawowej zasady – KONCENTRACJI. Nie wszystko, co można zrobić , powinno być zrobione, a już na pewno nie wszystko na raz.
Szanse:
Jakie możliwości istnieją w zmieniającym się rynku, środowisku regulacyjnym, krajobrazie gospodarczym lub działaniach konkurencji, które możemy wykorzystać na naszą korzyść? Na przykład, wyobraź sobie, że jest ostatni kwartał roku, a nowe przepisy wejdą w życie na początku następnego roku, znacząco wpływając na Twoją działalność. Zamiast narzekać – co niczego nie zmieni – możesz zmienić perspektywę i dostrzec szansę w wyzwaniu. W końcu przepisy te dotyczą całej branży, a nie tylko Ciebie. Twoi konkurenci również odczują ich wpływ. Kluczową umiejętnością, która zapewni ci przewagę, jest zdolność do adaptacji – to właśnie wyróżnia nowoczesne firmy. Krótko mówiąc, ten kto najszybciej się dostosuje, wygrywa wyścig pozostawiając konkurencję w tyle.
“Niebezpieczeństwo i okazja zazwyczaj idą obok siebie. Bycie proaktywnym i ciągła ocena nowych informacji oznacza, że będziesz w stanie odróżnić jedno od drugiego.“
– Jim Rohn
Zagrożenia:
Ostatnim elementem naszej analizy są zagrożenia. Tutaj wymagane jest bardziej dogłębne podejście przy użyciu innego narzędzia –Oceny Ryzyka. Obejmuje to identyfikację wszystkich potencjalnych zagrożeń i ocenę ich na podstawie dwóch czynników: prawdopodobieństwa wystąpienia i wpływu, jaki miałyby na organizację, gdyby wystąpiły. Na podstawie tej oceny zagrożenia można podzielić na cztery kategorie, z których każda wymaga innego podejścia:
Wysokie prawdopodobieństwo i duży wpływ: Zagrożeniami tymi należy zająć się natychmiast i traktować je priorytetowo. Należy utworzyć dedykowany projekt w celu ich złagodzenia.
Wysokie prawdopodobieństwo i niski wpływ: Zagrożenia te powinny być monitorowane i należy ustanowić standardowe procedury działania, aby skutecznie radzić sobie z potencjalnymi problemami jesli wystąpią.
Niskie prawdopodobieństwo i duży wpływ: Choć zagrożenia te są mało prawdopodobne, ich potencjalny wpływ jest znaczący. Należy przygotować plan awaryjny, aby zapewnić odpowiednią reakcję opartą na danych, aby nie reagować emocjonalnie pod presją, gdy problem się już pojawi.
Niskie prawdopodobieństwo i niski wpływ: Mówiąc najprościej, nie marnuj na nie czasu. Zamiast tego skoncentruj wysiłki na bardziej krytycznych obszarach.
Podsumowanie
Kluczem do skutecznego działania jest nie tylko wykonanie zadania, ale przede wszystkim upewnienie się, że podejmowane są właściwe kroki a działania są zasadne. Nie skupiaj się na najszybszym biegu, dopóki nie upewnisz się, że biegniesz we właściwym kierunku. Czasami stawianie małych kroków we właściwym kierunku z wiatrem w plecy jest znacznie lepsze niż poświęcanie całej energii na sprint w drugą stronę.
Dziękujemy za przeczytanie tego artykułu.
Jeśli chcesz poznać potencjał analizy SWOT w praktyce, możesz pobrać załączony układ, klikając przycisk Pobierz.
Aby uzyskać więcej informacji na temat skutecznego zarządzania, zapoznaj się z innymi artykułami w naszym bezpłatnym centrum szkoleniowym. Masz pytania lub chcesz rozwinąć umiejętności swojego zespołu? Skontaktuj się z nami za pośrednictwem formularza kontaktowego lub bezpośrednio na Linkedin.
Wszystkie cytaty użyte w tym artykule pochodzą z następujących książek:
Creativity Inc. – Pokonywanie niewidzialnych sił stojących na drodze do prawdziwej inspiracji autorstwa Eda Catmulla
The One Thing – Zaskakująco prosta prawda stojąca za niezwykłymi wynikami autorstwa Gary’ego Kellera
Moja filozofia udanego życia autorstwa Jim’a Rohna
